Intelligente Rechnungs­verarbeitung neu gedacht

Über 95% Automatisierung durch eigene KI-Rechenleistung in Deutschland

Unsere Systeme erkennen und strukturieren Rechnungen mit einer Genauigkeit von über 95%. Möglich wird das durch den Einsatz eigener KI-Modelle (LLMs), die speziell für die Verarbeitung von Rechnungen optimiert sind. Und da unsere Rechner in Deutschland stehen, ist alles DSGVO-konform und durch das deutsche Recht abgesichert. Unsere Anwendungen und Systeme hosten wir ausschließlich in professionellen Rechenzentren und eigenen Räumen.

Ihre Daten bleiben in Deutschland

Im Gegensatz zu vielen Lösungen betreiben wir unsere KI vollständig auf eigenen Systemen in Deutschland.

• Schneller Start durch effizientes Onboarding
• Keine Weitergabe an externe KI-Anbieter
• 100% DSGVO-konform
• Volle Kontrolle über Ihre Daten
• Keine Cloud-Abhängigkeit durch klare Offboarding-Prozesse

Das bedeutet: Ihre Rechnungsdaten bleiben dort, wo sie hingehören – in Ihrem Einflussbereich aber geschützt im deutschen Rechenzentrum. Das ist gelebte Partnerschaft!

Automatische Kontierung – intelligent aufgebaut

Unsere Kontierung arbeitet nicht „blind mit KI“, sondern in einem durchdachten, mehrstufigen System:

Jedem Kunden sein eigenes RAG!

Was bedeutet RAG für Ihre Buchhaltung?

Im Zentrum der Buchungserkennung bei XFlowInvoices steht dabei ein moderner Ansatz namens RAG (Retrieval-Augmented Generation) – und genau dieser macht den entscheidenden Unterschied! Die folgende Grafik zeigt vereinfacht, wie unsere KI in XFlowInvoices arbeitet. Einfach gesagt bedeutet RAG:

Retrieval-Augmented Generation ist eine Methode zur Verbesserung der Qualität und Relevanz von Antworten aus einer generativen KI-Anwendung wie ChatGPT. ChatGPT gehört zur Klasse der LLMs (Large Language Models) und kann mit Menschen in natürlicher Sprache interagieren. Bei einem RAG-System wird das vorab trainierte Wissen eines LLM mit externen Ressourcen, in unserem Fall Buchhaltungswissen, verknüpft. Einen Teil dieses Wissens haben wir bereits im Vorfeld erarbeitet und bereitgestellt. Bei XFlowInvoices gehen wir aber einen entscheidenden Schritt weiter: Das System lernt aus Ihren eingescannten Rechnungen und den manuellen Kontierungen, die Sie vornehmen. Dieses Wissen wird speziell für Sie zusammengestellt, segmentiert, in einer Vektordatenbank indiziert und als Referenzmaterial zur besseren Erkennung für das LLM zur Lieferung genauerer Antworten genutzt. Diese Buchhaltungswissensdatenbank ist höchst individuell und wird für jeden Kunden individuell aufgebaut. Und es wächst mit jedem Tag, an den Sie mit XFlowInvoices arbeiten.

RAG ist deshalb so hilfreich, weil es das LLM anweist, spezifische aktuelle Informationen aus Ihren ausgewählten Sources of Truth abzurufen. Zu diesen Quellen zählen Daten-Repositories, Textsammlungen oder bereits vorhandene Dokumentation. Das System wird jeden Tag "schlauer" ohne dass Ausgaben oder Zeit für Training und Fine Tuning anfallen. Die KI „rät“ nicht – sie nutzt Ihr vorhandenes Wissen! Ein Beispiel:
Wenn eine neue Rechnung eingeht, wie zum Beispiel eine typische Werkstattrechnung eines bekannten Lieferanten, wird diese zunächst automatisch erkannt und analysiert. Anschließend beginnt der entscheidende Schritt: Das System sucht in Ihrem bereits vorhandenen Buchhaltungswissen nach ähnlichen Fällen. Dieses Wissen besteht aus früheren, korrekt gebuchten Rechnungen – also genau den Entscheidungen, die Sie oder Ihre Mitarbeiter bereits getroffen haben.

Diese gespeicherten Erfahrungswerte nennen wir „Chunks“. Das sind kleine Wissenseinheiten, die z. B. enthalten:
„Werkstattkosten Routine 33 → Konto 4000, Kostenstelle 1000“.

Findet das System nun mehrere ähnliche Rechnungen mit identischer Kontierung, entsteht ein klarer Konsens. Auf dieser Basis trifft die KI ihre Entscheidung – nicht durch Vermutung, sondern durch Vergleich mit realen, bewährten Buchungen aus Ihrem Unternehmen.

Das Ergebnis ist eine Kontierung, die sich an Ihrer bisherigen Praxis orientiert und daher konsistent, nachvollziehbar und fachlich korrekt ist.

Der entscheidende Vorteil:
Mit jeder bestätigten Buchung wächst dieses Wissen weiter. Das System lernt kontinuierlich dazu und wird immer besser auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmt. So entsteht Schritt für Schritt ein digitales Abbild Ihres Buchhaltungswissens.

Im Unterschied zu klassischen KI-Systemen, die oft „frei“ generieren und dadurch fehleranfällig sind, arbeitet XFlowInvoices strukturiert und nachvollziehbar. Jede Entscheidung basiert auf echten Daten, echten Buchungen und echten Erfahrungen.

Damit erhalten Sie kein allgemeines KI-Tool, sondern ein selbstlernendes Expertensystem für Ihre Buchhaltung – individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten, hochautomatisiert und jederzeit unter Ihrer Kontrolle.

Ihr selbstlernendes Expertensystem

Mit jeder bestätigten Buchung wird Ihr System besser.

• individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten
• kein Standard-KI-System
• lernt aus Ihren realen Geschäftsvorfällen

Im Ergebnis erhalten Sie:

Ein selbstlernendes Expertensystem für Ihre Buchhaltung, das schneller, konsistenter und zuverlässiger arbeitet als manuelle Prozesse.

Fazit

XFlowInvoices kombiniert:

• Regelbasierte Sicherheit
• Erfahrungswissen aus echten Buchungen
• modernste KI-Technologie