Regelbasierte Entscheidungslogik
Förderquoten, Fristen, Budgets, Meilensteine und Sonderfälle werden in eindeutige Entscheidungsregeln überführt.
XFlowCases · Individuelle Zahlungsprozess-Automatisierung
Automatisieren Sie komplexe Zahlungsprozesse – ohne Excel, ohne Einzelfallprüfung
Wir entwickeln maßgeschneiderte Systeme für Förderprogramme, Projektträger und Organisationen mit komplexen Auszahlungsregeln.
- Regelbasierte Entscheidungen statt manueller Prüfungen
- Vollständig nachvollziehbar und auditierbar
- Individuell angepasst an Ihre Prozesse, Richtlinien und Sonderfälle
- Integration in bestehende ERP-, FiBu-, Dokumenten- und Banking-Systeme möglich
Komplexe Auszahlungsprozesse kosten Zeit, Geld und Nerven
Individuelle Förderlogiken, Sonderregeln, Fristen und manuelle Prüfungen führen schnell zu Verzögerungen, Medienbrüchen und schwer nachvollziehbaren Entscheidungen.
- Hoher Zeitaufwand pro Fall durch manuelle Prüfung
- Fehleranfällige Excel-, E-Mail- und Ablageprozesse
- Schwierige Nachvollziehbarkeit für Audit, Revision und Fachbereiche
- Wachsender Druck durch Compliance- und Dokumentationsanforderungen
- Standardsoftware passt oft nicht zu individuellen Zahlungsregeln
Eine Lösung, die sich Ihren Regeln anpasst – nicht umgekehrt
Wir übersetzen Ihre individuellen Zahlungsregeln in eine strukturierte, prüfbare Logik und automatisieren daraus den gesamten Prozess.
Automatisierte Zahlungsfreigaben
Nur wenn definierte Bedingungen erfüllt sind, wird ein Vorgang zur Auszahlung freigegeben oder gezielt eskaliert.
Transparente Dokumentation
Jede Entscheidung, Rückfrage und Freigabe wird nachvollziehbar dokumentiert – ohne Blackbox.
Integration in bestehende Systeme
ERP, DATEV, FiBu, Banking-APIs, Dokumenten-Uploads und Audit-Logs können in den Prozess eingebunden werden.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Vertrauen entsteht durch einen klaren, kontrollierbaren Weg – nicht durch große Versprechen.
Die Automatisierung komplexer Zahlungsprozesse ist ein strategisches Thema – und kein Experiment. Deshalb setzen wir bewusst nicht auf große Einführungsprojekte, sondern auf einen klar strukturierten, risikoarmen Einstieg. Sie starten mit einem abgegrenzten Pilotprozess und erhalten früh konkrete Ergebnisse – auf Basis Ihrer realen Anforderungen. Am Ende der Modellierungsphase erhalten Sie eine vollständig dokumentierte Entscheidungslogik – unabhängig davon, ob Sie weitergehen.
Regel-Engine statt Blackbox
Gerade bei Zahlungsprozessen muss jede Entscheidung erklärbar bleiben. Deshalb basiert XFlowCases auf transparenter Logik, dokumentierten Regeln und nachvollziehbaren Prüfschritten.
- IF/THEN-Regeln für Förderquoten, Fristen, Budgets und Dokumente
- Human-in-the-loop bei Sonderfällen oder Unsicherheiten
- Audit-Log für jede Entscheidung und jede Eskalation
- Optionaler KI-Einsatz zur Dokumentenanalyse – immer eingebettet in klare Regeln
Wer braucht XFlowCases?
Jede Organisation, die Geldströme auf Basis von Richtlinien freigibt, erhält eine eigene Zahlungsmaschine.
- Public-Sector-Projektträger: Städte, Kommunen und Ministerien, die Förderprogramme an Drittparteien auszahlen, bekommen Audit-Trails und klare Freigabeevidenz für Haushaltsprüfer.
- Förderbanken & Landesförderinstitute: Mittelvergabe an Wirtschaft, Forschung und soziale Projekte wird durchrichtlinienbasierte Prüfungen und dokumentierte Auszahlungen steuerbar.
- Corporate Program Offices: Innovation, ESG oder interne Fonds lassen sich mit genehmigten Auszahlungsprozessen steuern, ohne manuelle Eskalationen.
- Non-Profit-Organisationen: NGO-Netzwerke und Hilfswerke standardisieren Verwendungsnachweise und minimieren Rückfragen durch vordefinierte Prozesslogik.
- Konzernfinanzen & Shared-Service-Center: Dezentrale Bereiche erhalten automatisierte Compliance-, Fristen- und Budgetprüfungen beim Transfer von Förder- oder Investitionsgeldern.
- Forschungsinstitutionen & Universitäten: Drittmittel-Auszahlungen verlangen Dokumentation, Budget- und Fristenchecks – XFlowCases liefert die regelbasierte Entscheidung mit Fachprüfung.
- Infrastruktur- & Bauherren: Teilzahlungen an Subunternehmer hängen an Meilenstein-Nachweisen; wir prüfen dokumentierte Erfüllung und geben Geld frei.
- Versicherungen & Finanzdienstleister: Regelbasierte Freigabe von Schaden- und Förderkreditzahlungen erfolgt über eine vertrauenswürdige Execution Layer, die jederzeit nachweisbar ist.
- Marketplace-, Gig- & Creator Economy-Plattformen: Influencer-Auszahlungen, Freelancer- oder Vermittlungsplattformen erhalten eine Prozess-Pipeline (Leistung → Nachweis → Prüfung → Auszahlung), die transparent, regelbasiert und skalierbar ist.
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen
Beschreiben Sie kurz Ihre Anforderungen. Wir geben Ihnen eine erste Einschätzung, welche Teile Ihres Prozesses sich sinnvoll automatisieren lassen.
- Welche Regeln entscheiden über eine Auszahlung?
- Welche Dokumente, Nachweise oder Meilensteine sind relevant?
- Welche Systeme müssen angebunden werden?
- Wo entstehen heute Zeitverlust, Fehler oder Rückfragen?
FAQ – Häufige Fragen
Nein. Wir analysieren gemeinsam Ihre bestehenden Abläufe, Dokumente, Sonderfälle und Entscheidungskriterien und modellieren daraus eine klare Prozesslogik.
Nein. XFlowCases ist ein individueller Automatisierungsansatz für fallbasierte Zahlungsprozesse mit regelbasierter Entscheidungslogik.
Über einen kontrollierten Einstieg: abgegrenzter Pilot, transparente Regeln, dokumentierte Entscheidungen, Audit-Log und klare menschliche Kontrollpunkte.
Ja, zum Beispiel zur Dokumentenanalyse oder Vorbereitung von Prüfentscheidungen. Die eigentliche Zahlungslogik bleibt nachvollziehbar, regelbasiert und kontrollierbar.
Typische Anbindungen sind ERP, FiBu, DATEV, Banking-APIs, Dokumenten-Uploads, Storage-Systeme und Audit-Logs.